Privaatsuspoliitika

Sissejuhatus

Meie jaoks on oluline Teie privaatsus ning soovime olla usaldusväärne koostööpartner. Sellest lähtuvalt oleme koostanud käesoleva Privaatsuspoliitika, mille eesmärk on kaitsta hankekeskkonna kasutajate privaatsust kooskõlas Eesti Vabariigi ja Euroopa Liidu õigusaktidega.

Privaatsuspoliitikaga soovime Teile selgitada, milliseid isikuandmeid me kogume, kuidas neid kasutame ning millised on Teie õigused seoses isikuandmete töötlemisega, kui kasutate käesolevat hankekeskkonda (edaspidi: Platvorm).

Privaatsuspoliitikat kohaldatakse füüsiliste isikute suhtes, kelle isikuandmeid Platvormi kasutamise või Platvormil läbiviidavate hangetega seoses töödeldakse, sealhulgas pakkujate ja teiste juriidiliste isikute esindajate ja kontaktisikute, Platvormi kasutajate ning füüsilisest isikust pakkujate ja lepingupartnerite suhtes (edaspidi: Andmesubjekt).

Privaatsuspoliitika lähtub isikuandmete kaitse üldmäärusest (EL) 2016/679 (edaspidi: IKÜM), isikuandmete kaitse seadusest ning muudest kohaldatavatest Eesti Vabariigi ja Euroopa Liidu õigusaktidest.

Platvormi haldamise ja toimimisega seotud isikuandmete töötlemise eest vastutab Viru Keemia Grupp AS (registrikood 16627014, e-post: info@vkg.ee; edaspidi: VKG).

Konkreetse hanke läbiviimisega seotud isikuandmete vastutav töötleja on VKG kontserni kuuluv äriühing, kelle nimel vastav hange korraldatakse. Viru Keemia Grupp AS-il ja asjaomastel VKG kontserni kuuluvatel äriühingutel võib olla juurdepääs Platvormil töödeldavatele isikuandmetele ulatuses, mis on vajalik Platvormi haldamiseks, konkreetse hanke läbiviimiseks, lepingueelsete toimingute tegemiseks või lepingu täitmiseks.

Viru Keemia Grupp AS-il on õigus käesolevat Privaatsuspoliitikat vajaduse korral muuta ja ajakohastada, eelkõige seoses muudatustega isikuandmete töötlemisel, Platvormi toimimises või kohaldatavates õigusaktides.

Privaatsuspoliitika kehtiv versioon on alati kättesaadav Platvormil. Olulistest muudatustest teavitatakse Andmesubjekte Platvormi kaudu või muul asjakohasel viisil enne muudatuste jõustumist.

Töödeldavate isikuandmete liigid ja allikad

Platvormi kasutamisel ja Platvormil hangete läbiviimisel võime töödelda järgmisi Andmesubjekti isikuandmeid:

• isiku tuvastamise ja kontaktandmed, sealhulgas ees- ja perekonnanimi, isikukood, e-posti aadress ja telefoninumber;
• esindatava ettevõttega seotud andmed, sealhulgas ettevõtte nimi, aadress, ametikoht ning andmed Andmesubjekti esindus- või kontaktisiku rolli kohta;
• autentimisandmed, sealhulgas Platvormile sisselogimisel kasutatud autentimisviis ja autentimise käigus töödeldavad isiku tuvastamiseks vajalikud andmed;
• hanke ja pakkumusega seotud andmed, sealhulgas hankedokumentides, pakkumustes, lisadokumentides ning Platvormi kaudu või muul viisil seoses konkreetse hankega edastatud teabes sisalduvad Andmesubjekti isikuandmed;
• Platvormi kasutamisega seotud tehnilised ja logiandmed, sealhulgas IP-aadress, seadme ja brauseri tüüp, Platvormi kasutamise aeg ning süsteemi logides kajastuvad kasutajategevused.

Töödeldavate isikuandmete koosseis sõltub Platvormi kasutamise viisist, Andmesubjekti rollist ning konkreetsest hankest. Viru Keemia Grupp AS ei kogu ega töötle isikuandmeid suuremas ulatuses, kui see on vastava eesmärgi saavutamiseks vajalik.

Isikuandmeid saadakse eelkõige:

• Andmesubjektilt endalt, kui Andmesubjekt loob kasutajakonto, autentib ennast Platvormil, esitab või täiendab oma andmeid, osaleb hankes, esitab pakkumuse või suhtleb Platvormi kaudu;
• Andmesubjekti esindatavalt ettevõttelt või selle esindajatelt, näiteks juhul, kui Platvormile lisatakse ettevõtte esindaja või kontaktisiku andmed;
• VKG kontserni kuuluvalt äriühingult, kelle nimel vastav hange korraldatakse või kes kasutab Andmesubjekti andmeid hanke läbiviimiseks;
• Platvormi kasutamise käigus automaatselt, sealhulgas tehniliste ja logiandmetena;
• hanke- ja pakkumisdokumentidest ning muust Platvormi kaudu edastatud teabest, milles võivad sisalduda Andmesubjekti isikuandmed;
• avalikest registritest, sealhulgas äriregistrist, kust saadud andmeid võidakse Platvormil automaatselt kontrollida ja ajakohastada.

Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

Isikuandmeid töödeldakse üksnes kindlaksmääratud ja õiguspärastel eesmärkidel ning ulatuses, mis on nende eesmärkide saavutamiseks vajalik.

Platvormil töödeldakse isikuandmeid eelkõige järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel:

• Platvormi kasutajakonto loomine ja haldamine ning Andmesubjekti autentimine. Isikuandmeid töödeldakse selleks, et võimaldada Andmesubjektil Platvormile juurdepääsu, hallata tema kasutajakontot ning tagada turvaline sisselogimine. Töötlemise õiguslik alus on Viru Keemia Grupp AS-i õigustatud huvi tagada Platvormi nõuetekohane ja turvaline kasutamine (IKÜM art 6 lg 1 p f).
• Hangete ettevalmistamine ja läbiviimine. Isikuandmeid töödeldakse hangete ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks, sealhulgas potentsiaalsete pakkujate teavitamiseks uutest hangetest ja neile hankes osalemise kutsete saatmiseks, hankes osalemise võimaldamiseks, pakkumuste esitamiseks ja menetlemiseks, pakkujatega suhtlemiseks, esitatud teabe kontrollimiseks ning pakkumuste hindamiseks ja hanke tulemuste kindlaksmääramiseks. Kui Andmesubjekt tegutseb juriidilise isiku esindaja või kontaktisikuna, põhineb töötlemine vastutava töötleja õigustatud huvil korraldada hankeid, kaasata neisse sobivaid pakkujaid ning suhelda pakkujate ja nende esindajatega (IKÜM art 6 lg 1 p f). Kui Andmesubjekt on ise võimaliku lepingu pool, võib töötlemine olla vajalik ka Andmesubjekti taotlusel lepingueelsete meetmete võtmiseks (IKÜM art 6 lg 1 p b).
• Lepingueelsete toimingute tegemine ning lepingute sõlmimine ja täitmine. Isikuandmeid töödeldakse hanke tulemusel lepingu ettevalmistamiseks, sõlmimiseks, täitmiseks ja haldamiseks ning lepingulise suhtega seotud suhtluseks. Kui Andmesubjekt on lepingu pool, põhineb töötlemine lepingu täitmisel või lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmisel (IKÜM art 6 lg 1 p b). Juriidilise isiku esindajate ja kontaktisikute andmete töötlemine põhineb vastutava töötleja õigustatud huvil korraldada ja hallata oma lepingulisi suhteid (IKÜM art 6 lg 1 p f).
• Platvormi toimimise ja turvalisuse tagamine. Isikuandmeid, sealhulgas tehnilisi ja logiandmeid, töödeldakse Platvormi töökindluse ja infoturbe tagamiseks, kasutajate autentimiseks, tehniliste probleemide tuvastamiseks ja lahendamiseks ning võimalike pettuste, väärkasutuste ja turvaintsidentide ennetamiseks, avastamiseks ja lahendamiseks. Töötlemise õiguslik alus on Viru Keemia Grupp AS-i õigustatud huvi tagada Platvormi turvalisus, töökindlus ja nõuetekohane toimimine (IKÜM art 6 lg 1 p f).
• Platvormi hooldamine ja arendamine. Isikuandmeid võib vajalikus ulatuses töödelda Platvormi tehniliseks hooldamiseks, vigade tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks ning Platvormi toimivuse parandamiseks ja arendamiseks. Töötlemine põhineb Viru Keemia Grupp AS-i õigustatud huvil tagada Platvormi nõuetekohane toimimine ja arendamine (IKÜM art 6 lg 1 p f). Valikulise analüütika kasutamisel põhineb isikuandmete töötlemine Andmesubjekti nõusolekul (IKÜM art 6 lg 1 p a).
• Õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmine. Isikuandmeid töödeldakse ulatuses, mis on vajalik vastutavale töötlejale kohalduvate õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks, sealhulgas pädevate ametiasutuste õiguspärastele päringutele vastamiseks ning rahvusvahelistest sanktsioonidest tulenevate nõuete täitmiseks ja selleks vajalike kontrollide läbiviimiseks. Sellisel juhul põhineb töötlemine vastutava töötleja juriidilise kohustuse täitmisel (IKÜM art 6 lg 1 p c).
• Õigusnõuete koostamine, esitamine ja kaitsmine. Isikuandmeid võib töödelda võimalike vaidluste lahendamiseks ning vastutava töötleja õiguste ja õigustatud huvide kaitsmiseks, sealhulgas õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või nendele vastamiseks. Töötlemise õiguslik alus on vastutava töötleja õigustatud huvi kaitsta oma õigusi ja huve (IKÜM art 6 lg 1 p f).

Isikuandmete edastamine

Isikuandmeid võidakse edastada allpool nimetatud vastuvõtjatele, kui see on vajalik isikuandmete töötlemise eesmärgist või õigusaktidest tuleneva kohustuse täitmiseks:

• VKG kontserni kuuluvatele äriühingutele, kui see on vajalik konkreetse hanke ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks, pakkumuste hindamiseks, lepingueelsete toimingute tegemiseks või lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks;
• Platvormi toimimise tagamiseks kasutatavatele teenuseosutajatele, sealhulgas Platvormi majutus-, arendus-, hooldus- ja muude IT-teenuste osutajatele. Kui teenuseosutaja töötleb isikuandmeid VKG nimel, tegutseb ta volitatud töötlejana ning töötleb isikuandmeid üksnes VKG juhiste alusel ja teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses;
• professionaalsetele nõustajatele, sealhulgas õigusnõustajatele ja audiitoritele, kui isikuandmete edastamine on vajalik vastava teenuse osutamiseks või VKG õiguste ja õigustatud huvide kaitsmiseks;
• riigi- ja järelevalveasutustele, kohtutele ning teistele pädevatele asutustele ja isikutele, kui isikuandmete edastamise kohustus tuleneb õigusaktist või kui edastamine on vajalik õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks.

Isikuandmete edastamisel tagatakse, et vastuvõtjale tehakse kättesaadavaks üksnes need isikuandmed, mis on vastava eesmärgi saavutamiseks vajalikud.

Andmesubjekti isikuandmeid ei edastata väljapoole Euroopa Liitu.

Isikuandmete säilitamine

Isikuandmeid säilitatakse üksnes seni, kuni see on vajalik nende töötlemise eesmärgi saavutamiseks, õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks või võimalike õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks ja kaitsmiseks.

Isikuandmete säilitamise tähtaeg sõltub töödeldavate andmete liigist ja töötlemise eesmärgist. Eelkõige:

• Platvormi kasutajakonto ja selle kasutamisega seotud andmeid säilitatakse seni, kuni kasutajakonto on aktiivne, ning pärast konto sulgemist ulatuses ja aja jooksul, mis on vajalik õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks või õigustatud huvide kaitsmiseks;
• konkreetse hanke ja pakkumusega seotud isikuandmeid säilitatakse koos vastava hanke dokumentatsiooniga vastavalt VKG-s kohaldatavatele dokumentide säilitamise nõuetele ja õigusaktides ettenähtud tähtaegadele;
• sõlmitud lepinguga seotud isikuandmeid säilitatakse lepingu kehtivuse ajal ning pärast lepingu lõppemist ulatuses, mis on vajalik õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks ja võimalike lepingust tulenevate nõuete esitamiseks või kaitsmiseks;
• Platvormi turvalisuse ja toimimise tagamiseks kogutavaid turva- ja ligipääsulogisid säilitatakse kuni 12 kuud ning tehnilisi logisid kuni 90 päeva;
• nõusoleku alusel töödeldavaid andmeid säilitatakse kuni nõusoleku tagasivõtmiseni või kuni vastava töötlemise eesmärgi äralangemiseni, kui õigusaktidest ei tulene vajadust säilitada teatavaid andmeid kauem.

Pärast säilitamistähtaja möödumist isikuandmed kustutatakse või muudetakse anonüümseks, välja arvatud juhul, kui nende edasine säilitamine on vajalik õigusaktidest tuleneva kohustuse täitmiseks või õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks.

Küpsised

Platvorm kasutab küpsiseid ja muid sarnaseid salvestustehnoloogiaid, mille abil salvestatakse kasutaja seadmesse teavet või loetakse sealt varem salvestatud teavet.

Platvormi toimimiseks ja turvalisuse tagamiseks kasutatakse hädavajalikke küpsiseid ja muid salvestustehnoloogiaid. Neid kasutatakse muu hulgas kasutaja autentimiseks, sisselogimisseansi säilitamiseks, Platvormi turvalisuse tagamiseks ning kasutaja küpsisevalikute meeldejätmiseks. Hädavajalike küpsiste ja muude salvestustehnoloogiate kasutamine ei eelda Andmesubjekti nõusolekut, kuna need on vajalikud Platvormi või selle funktsioonide kasutamiseks.

Platvorm võib kasutada ka valikulisi küpsiseid ja muid salvestustehnoloogiaid kasutaja eelistuste meeldejätmiseks ning Platvormi kasutamise analüüsimiseks. Valikulisi küpsiseid ja muid salvestustehnoloogiaid kasutatakse üksnes Andmesubjekti eelneval nõusolekul. Nende kasutamisest keeldumine ei takista Platvormi kasutamist, kuid teatud kasutajaeelistused ei pruugi säilida ning mõned lisafunktsioonid võivad olla piiratud.

Andmesubjekt saab valikuliste küpsiste ja muude salvestustehnoloogiate kasutamisega seotud eelistusi igal ajal muuta Platvormi küpsiste seadistustes. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne selle tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud isikuandmete töötlemise õiguspärasust.

Küpsiste kasutamist saab piirata ka veebilehitseja seadetes. Hädavajalike küpsiste või muude salvestustehnoloogiate blokeerimisel ei pruugi Platvorm või selle teatud funktsioonid korrektselt toimida.

Andmesubjekti õigused

Andmesubjektil on oma isikuandmete töötlemisega seoses järgmised õigused:

• õigus tutvuda isikuandmetega – Andmesubjektil on õigus saada teavet selle kohta, kas ja milliseid tema isikuandmeid töödeldakse, millistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel seda tehakse, kellele isikuandmeid edastatakse ning kui kaua neid säilitatakse;
• õigus isikuandmete parandamisele – Andmesubjektil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist ning mittetäielike isikuandmete täiendamist;
• õigus isikuandmete kustutamisele – Andmesubjektil on IKÜM-is sätestatud juhtudel õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, eelkõige juhul, kui isikuandmeid ei ole enam vaja eesmärgil, milleks need koguti, või kui puudub muu õiguslik alus nende edasiseks töötlemiseks;
• õigus isikuandmete töötlemise piiramisele – Andmesubjektil on IKÜM-is sätestatud juhtudel õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist, muu hulgas ajaks, mil kontrollitakse isikuandmete õigsust või töötlemise õiguspärasust;
• õigus esitada vastuväiteid – kui isikuandmete töötlemine põhineb vastutava töötleja õigustatud huvil, on Andmesubjektil õigus esitada oma konkreetsest olukorrast lähtudes isikuandmete töötlemisele vastuväiteid. Sellisel juhul lõpetatakse isikuandmete töötlemine, välja arvatud juhul, kui töötlemise jätkamiseks esinevad kaalukad õiguspärased põhjused või töötlemine on vajalik õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks;
• õigus andmete ülekandmisele – kui isikuandmete töötlemine põhineb Andmesubjekti nõusolekul või temaga sõlmitud lepingul ning töötlemine toimub automatiseeritult, on Andmesubjektil IKÜM-is sätestatud tingimustel õigus saada enda esitatud isikuandmed struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormingus ning nõuda nende edastamist teisele vastutavale töötlejale, kui see on tehniliselt võimalik;
• õigus nõusolek tagasi võtta – kui isikuandmete töötlemine põhineb Andmesubjekti nõusolekul, on Andmesubjektil õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne selle tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud töötlemise õiguspärasust;
• õigus esitada kaebus – kui Andmesubjekt leiab, et tema isikuandmete töötlemisel on rikutud tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

Turvalisus

VKG rakendab isikuandmete kaitseks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mille eesmärk on tagada isikuandmete konfidentsiaalsus, terviklus ja kättesaadavus ning kaitsta isikuandmeid loata või ebaseadusliku töötlemise, juhusliku kaotsimineku, hävimise või kahjustumise eest.

Rakendatavad turvameetmed hõlmavad muu hulgas juurdepääsuõiguste piiramist ja haldamist, kasutajate autentimist, andmete ja andmeside krüpteerimist, süsteemide logimist ja turvaseiret, andmete varundamist ning turvaintsidentide ennetamise, tuvastamise ja lahendamise meetmeid.

Isikuandmetele juurdepääsu omavad isikud on kohustatud hoidma isikuandmeid konfidentsiaalsena ning töötlema neid üksnes oma tööülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses. VKG kohustab tema nimel isikuandmeid töötlevaid teenuseosutajaid järgima kohaldatavaid andmekaitse- ja turvanõudeid.

Rakendatavaid turvameetmeid hinnatakse ja ajakohastatakse vajaduse korral, võttes arvesse tehnoloogia arengut, isikuandmete töötlemise laadi ja ulatust ning töötlemisega kaasnevaid riske.

Kontakt ja kaebuse esitamine

Isikuandmete töötlemisega seotud küsimuste korral või käesolevas Privaatsuspoliitikas kirjeldatud õiguste teostamiseks võib Andmesubjekt pöörduda Viru Keemia Grupp AS-i poole e-posti aadressil info@vkg.ee.

Andmesubjekti taotlusele vastatakse põhjendamatu viivituseta, kuid hiljemalt ühe kuu jooksul taotluse saamisest. Vajaduse korral võib seda tähtaega, võttes arvesse taotluse keerukust ja taotluste arvu, pikendada kuni kahe kuu võrra. Tähtaja pikendamisest ja selle põhjustest teavitatakse Andmesubjekti ühe kuu jooksul taotluse saamisest.

Kui Andmesubjekt leiab, et tema isikuandmete töötlemisel on rikutud tema õigusi, on tal õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda oma õiguste kaitseks kohtusse.

VKG soovitab võimaluse korral pöörduda küsimuse või kaebusega esmalt VKG poole, et leida sellele võimalikult kiiresti ja tõhusalt lahendus.

Avaldatud 20.10.2026